【100人以下の会社さん（中小規模事業者）がしておかなければならないこと】
今回のシリーズ⑤では、マイナンバーを取り扱う社内ルールについて詳しく書きます。
【マイナンバーを扱う事務担当者を決めましょう】
社内でマイナンバーを扱う事務担当者を決めます。
マイナンバーは社会保険・労働保険手続きや給与計算・年末調整事務で記載が必要になるため、「人事・労務」を担当している事務の方が適しています。
なお、マイナンバー取り扱い担当者が決まったら、それ以外の従業員はマイナンバーを扱うことはできません。
またマイナンバー取扱責任者も決めます。人事部などの各部署がある会社であれば人事部長が、小規模な会社や事務所であれば社長や所長が適しています。
マイナンバー取り扱い事務担当者に対しては、会社が適切な教育と監督を行う義務があります。
【マイナンバーの事務取扱スペースを決めましょう】
社内では、マイナンバーを扱うスペースが必要です。
ひとつの独立した部屋を設けることができればベストですが、そこまでできなくても大丈夫です、その代わり、マイナンバー取扱者のデスクが他者から見えないような工夫をしましょう。
たとえばマイナンバーを扱うデスクの周りについたてや仕切りや大きな観葉植物をおくなどです。
またマイナンバーを扱う人の机の後ろを人が通れないようにし、マイナンバーを扱うパソコンや書類がのぞけないようにします。
【マイナンバーを保管する方法を決めましょう】
従業員が入社し、退職するまでマイナンバーを保存しておくことは可能です。
その際は、マイナンバーが記載された書類やＵＳＢメモリーはカギのかかった棚に保管しましょう。番号が漏えいしないためです。
またクラウドを利用して保管することもひとつの方法です。