①特定個人情報等(マイナンバー)の適正な取扱いに関する基本方針

社会保険労務士こばやし事務所は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所とし取り組む本基本方針を定めます。

1 特定個人情報等の取扱いの範囲、体制について

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

2 安全管理措置について

当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。
  特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

3 関係法令・ガイドライン等の遵守について

当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン、社労士版のためのマイナンバーハンドブック及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4 特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

 

本方針は、全従業員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

 

制定日:2016年1月1日
こばやし事務所 代表
小林 真理子
連絡先 町田市中町1-4-2
042-725-5543

 

②取り扱う個人番号事務(マイナンバー)の範囲および利用目的

当事務所が、当事務所の従業員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報等の利用目的は、以下に掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

1.当事務所の従業員に係る個人番号関係事務 ①雇用保険届出事務
②健康保険・厚生年金保険届出事務
③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
2.第三者(従業員の被扶養者を含む。)に係る個人番号関係事務 ①報酬・料金等の支払調書作成事務
②配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
③国民年金第3号被保険者届出事務
④不動産の使用料等の支払調書作成事務
⑤不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
3.委託契約に基づく個人番号関係事務 ①雇用保険届出事務
②健康保険・厚生年金保届出事務
③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
④賃金計算事務等

上記1~3に付随して行う事務(特定個人情報取扱事務を含む。)

※1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。


 

③プライバシーポリシー

こばやし事務所(以下、当事務所という)ではお客様個人を認識し得る情報(以下、個人情報という)を適切に保護すること重要であると認識し、以下のように取り組んでおります。

1)当事務所では、適切な個人情報の収集、利用、管理ルールを明確にし、個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。

2)お客様からの個人情報収集にあたっては、その収集の目的を明確にしたうえで、必要な範囲の個人情報を収集させていただきます。

3)個人情報の紛失・破壊・改ざんおよび漏えいを防止する対策を講じ、情報セキュリティ対策に取り組みます。

4)当事務所は、以下の個人情報保護法等の法令に定めのある場合を除き、個人情報をあらかじめご本人の同意を得ることなく、第三者に提供・開示することはありません。

・法令に基づく場合 ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき ・国の機関若しくは地方公共団体に対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当事務所の業務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5)お客様が希望するサービスを行うために当事務所が個人情報を委託先に提示する場合は、必要な範囲で開示し、当事務所と同様な水準で個人情報を厳重に管理する契約を遂行いたします。

6)当ホームページで収集する個人情報に関しては以下の目的で利用を行います。

・ご本人確認をさせていただくため ・お問い合わせに対するお客様への回答の連絡先として ・当事務所のサービスの案内をするため

7)いただいた個人情報の法定保持期間を経過し、廃棄するときは、クロスカットのシュレッダーを使用するか、専門の機密保持契約を結んだ外部業者に委託して行います。

8)当事務所は個人情報に関して適用される法令・規範を遵守するとともにお客様の個人情報保護をさらに徹底するため、上記各項における取組を必要に応じて見直し、改善します。

9)お客様との連絡等は、お客様が指定されたご担当者様を通して行います。

10)問い合わせ窓口 上記に関する問い合わせは以下にお願いします。

 

社会保険労務士 こばやし事務所  所長 社会保険労務士 小林 真理子

電話 042-725-5543    電子メール info@kobayashi-jim.com